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Arbeitszeit in Projekten planen

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Möchte ich für mein Kunst- oder Kulturprojekt eine Förderung beantragen, muss ich erst einmal ein Budget erstellen. Das Budget zeigt mir, wie hoch die Kosten für mein Projektvorhaben sein werden und ist damit ein wichtiger Gradmesser, ob das Projekt überhaupt finanzierbar ist.

Voraussetzung dafür ist (unter anderem) der Ressourcenplan, in dem festgehalten wird, wer wieviel Zeit für welche Aufgaben aufwendet. Mit wievielen Arbeitstagen oder -stunden kann ich aber überhaupt kalkulieren? Wie hoch ist die Anzahl der Stunden, die wir pro Jahr für die Arbeit verplanen können? Wieviele Tage stehen dafür zur Verfügung?

Fangen wir mit den 52 Wochen an, die ein Jahr hat.

Arbeitswochen pro Jahr

Von diesen sind nun wie die Grafik zeigt, insgesamt 10 Wochen abzuziehen. Bitte beachten: es handelt sich dabei um Durchschnittswerte, die für die Planung verwendet werden können. Natürlich gibt es viele, die nicht so oft krank werden oder keine 5 Wochen auf Urlaub gehen. Nur weiß ich das nicht unbedingt bei der Planung meines Projektes, die schon lange vor der Umsetzung beginnt.

Im nächsten Schritt geht es um die Frage, wieviele Stunden ich pro Woche arbeite. Hier kann ich von 35 Stunden, 38,5 oder auch 40 Stunden ausgehen. Bei 38,5 Arbeitsstunden pro Woche komme ich dann auf insgesamt 1.617 Arbeitsstunden im Jahr (42 Wochen x 38,5 Arbeitsstunden).

Viele werden jetzt sagen, ich arbeite aber viel mehr als 38,5 Stunden in der Woche. Das ist richtig, nur werden es eh immer mehr Stunden als beabsichtigt. Und daher sollte man nicht schon in der Planung von 60 Stunden und mehr pro Woche ausgehen. Diese gut 1.600 Stunden/Jahr sind übrigens ein guter Anhaltspunkt für alle diejenigen, die in keinem festen Angestelltenverhältnis stehen und sich die Zeit für verschiedene Projekte einteilen müssen. Kommen Sie bei Ihrer Jahresplanung auf 2.500 Stunden oder mehr, sollten Sie sich überlegen, ob das wirklich machbar und auch sinnvoll ist.

Zurück zur Planung: Die EU beispielsweise möchte in den Antragsformularen häufig wissen, wieviele Arbeitstage für eine bestimmte Tätigkeit eingeplant werden. Es ist also hilfreich, wenn ich weiß, wieviele Arbeitstage mir pro Jahr eigentlich zur Verfügung stehen.

Bleiben wir bei den 38,5 Arbeitsstunden pro Woche. Auf die 5 Arbeitstage verteilt, macht das 7,7 Stunden pro Tag. Wenn ich nun die oben errechneten 1.617 Stunden durch 7,7 teile, dann erhalte ich als Resultat die Anzahl der Arbeitstage, nämlich 210.

Für ein Subventionsansuchen, in dem nach Arbeitsstunden oder -tagen gefragt wird, stehen mir also bei einer Wochenarbeitszeit von 38,5 Stunden entweder 210 Arbeitstage oder 1.617 Arbeitsstunden pro Jahr zur Verfügung. Je nach Projektdauer und Zahl der Projekte kann ich nun die Arbeitszeit entsprechend der Vorlage einsetzen.

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